Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

Il existe plusieurs types de séminaire selon vos objectifs.

Séminaires de motivation / séminaire de cohésion : Ces séminaires visent à inspirer et à motiver les participants en proposant des sessions de travail mais également et surtout des moments de cohésion en équipe. Activités team building ludiques, soirées festives, repas conviviaux … le tout dans une destination sympathique pour créer des moments marquants et être motiver pour le reste de l’année !

Séminaire de rentrée : Ce séminaire attendu de tous intervient après les grandes vacances ou les fêtes de fin d’année. Il permet de communiquer sur les projets à venir dans une ambiance conviviale et décontractée. C’est la reprise du travail en douceur pour faire plaisir aux collaborateurs dans un cadre différent dans le but de créer de la cohésion et fédérer.

Séminaire d’intégration des nouveaux : Vous avez embauché des nouveaux collaborateurs et souhaitez qu’ils soient rapidement intégrés au reste de vos équipes ? Organiser un évènement professionnel tel qu’un team building ou un séminaire pour créer du lien est alors une solution efficace !

Séminaires de formation ou séminaire de travail : Ces séminaires sont plus studieux et axés sur l’acquisition de nouvelles compétences et connaissances. Ils visent à améliorer les compétences des participants. Ils permettent d’échanger sur divers sujets (stratégie, organisation, objectifs de l’année, portefeuille clients, budget…). Vous pouvez faire appel à un conférencier spécialisé pour une intervention efficace. Ces séminaires sont également appelés demi-journées ou journées d’étude et peuvent durer entre un à trois jours.

Séminaire de direction : dédié au top managers de l’entreprise, il se déroule en petit comité. L’objectif étant d’aborder des sujets importants pour la stratégie de l’entreprise, de réaliser le bilan de l’année ou encore de fixer de nouveaux objectifs … tout ceci dans un cadre exceptionnel.  

A quelle période de l’année souhaitez-vous organiser votre séminaire ? Plutôt en début d’année pour des vœux, à la rentrée pour motiver les équipes après les grandes vacances, en fin d’année pour féliciter et récompenser la bonne année passée ? Evitez les vacances scolaires, les weekends de pont et les jours fériés.

Le budget va dépendre du type de séminaire, du nombre de personnes conviées, du format choisi ainsi que de la destination. Souhaitez-vous organiser un séminaire sur une journée complète ? Un séminaire sur deux jours ou un séminaire sur trois jours (séminaire résidentiel) ? En semaine ou en weekend ?

Le budget va prendre en compte tous les éléments tel que le transport, l’hôtellerie, la restauration, les activités, les lieux de réception, les lieux de réunion avec matériel audiovisuel etc…

Le choix du lieu est très important. Quelle destination vous fait rêver ? Vous recherchez du dépaysement ?

Vous êtes plutôt soleil et bord de mer ? Pleine nature pour respirer l’air pur comme à la montagne ou à la campagne ? Ou encore ville accessible et dynamique pour un séminaire urbain qui bouge ? Regardez l’accessibilité et le temps de trajet des différentes destinations qui vous plaisent.

Ensuite, il faut choisir un lieu pouvant accueillir tous vos convives. Trouvez l’hébergement qui correspond le mieux au standing recherché (hôtel 4* en ville, hôtel séminaire, éco lodge, lieux de charme, hôtel SPA, hôtel restaurant…), demandez des devis, négociez, puis établissez le reste du programme. Si vous sélectionnez la Bourgogne ou bien plutôt la Camargue, évidemment le cadre, les activités team building, les repas, l’ambiance du séminaire … seront totalement différents ! Il existe tellement de destinations surprenantes.

Le programme doit être bien rempli et motivant pour les invités, mais il faut également veiller à ne pas le surcharger. Selon le temps que vous avez, alternez entre :

• les sessions de travail et pause café (dans des salles de réunion à la lumière naturelle de préférence, entièrement équipées avec vidéoprojecteur, écran de projection, sonorisation, paperboard, wifi… selon vos besoins)
• les repas conviviaux (apéritif, cocktail, repas assis, dîner de gala… dans des lieux de réception avec traiteur, brasserie, restaurants gastronomiques…)
• les activités team building pour la cohésion de groupe (olympiades, murder party, activités sportives, rallye, escape game, chasse au trésor, dégustations, ateliers culinaires, visites culturelles …)
• les moments de détente libres à l’hôtel et aux alentours
• les animations de soirées (DJ, karaoké, quiz, blind test, animations participatives en déambulation, soirée à thème…

Veillez à proposer des lieux atypiques et professionnels, des activités team building insolites et ludiques, des restaurants conviviaux et qualitatifs, des animations de soirée efficaces pour animer et fédérer …

Ça y est, tout est validé et signé dans le budget fixé. Place à l’organisation logistique. Listez l’ensemble des tâches à faire en amont et leurs échéances. Pensez au contenu du séminaire. Tenez bien compte des échéances de vos différents prestataires.

La communication joue un rôle important dans l’organisation de votre évènement professionnel. L’envoi des invitations, la gestion des relances, le formulaire d’inscription des participants, le programme, la signalétique à prévoir avec votre charte graphique (panneaux de guidage, menus, présentations, badges…).

Le rôle d’une agence évènementielle est également de vous aider à mettre tout cela en place de manière simple et efficace dans les délais impartis.

Le jour J, il va s’agir de veiller au bon déroulement de l’évènement heure par heure et toujours bien tout vérifier en amont. Sur place, les aléas pourront faire partie de l’évènement professionnel même si tout est bien bordé. Problème de transport, mauvaise météo, prestataire en retard … et augmenter le niveau de stress. 

Faire appel à un organisateur professionnel comme l’agence évènementielle Cap Fusion vous permet d’éviter tout ce stress : elle trouvera des solutions adéquates rapidement.

A la fin du séminaire, post évènement, il va s’agir de faire le point sur l’évènement passé. A-t-il répondu à vos attentes ? Les participants sont-ils satisfaits ? Quels retours avez-vous à ce sujet ?

Vous pouvez envoyer un questionnaire de satisfaction afin de recueillir des réponses plus précises. Dans les semaines qui suivent, n’hésitez pas à partager les photos prises lors de l’évènement si vous aviez fait appel à un photographe ainsi qu’un mot de remerciement et un compte rendu.